資料作成 ちょっと目線を変えて!

役員や上司に報告する資料
一般的なものではなく実戦で!
相手が知りたいのは、事実の結論とリスク。
極論をいえば、他は全て補足資料の位置付けになる。
事実の結論は簡潔に述べる。他は事実を論理立てた説明である。
体制図は、誰がどの立場で担当するかで、その人の能力でリスク分析をする。
つまり、事実とリスクをうまく伝えられればよいのである。
何が言いたんだ!と言われたと耳にするが、結論を先に言わないこともあるかもしれないが、相手が理解できないのである。
だから、結論を言っても解決しない。今度はなぜ?と疑問に思うのである。
原因は、情報格差だと思う。
ITであれば技術かもしれない。本人にとって普通と相手にとって普通は違う。
同じIT業界の人でも話が通じないことは多々ある。
このような時は、情報格差を埋めることをすると良い。
例えば、トラブル報告の場合、
ルーターが壊れて大阪営業所がネットワークが、繋がらなくなりました。業務に支障があります。メーカーに至急交換品を手配してもらっています。
報告者は、ネットワークが繋がらないと、メール送受信、営業システム、スケジュール管理などが使えなくなることが暗黙的に知っています。
ですが、相手は影響はわかりません。なので、どんな影響があるのか知りたくなります。ようは、リスクを把握したいのです。
また技術者ならメールはキューに溜まっているので消えることはありません。しかし、相手からのメールは消えるのか? さっき送ったメールは届くのか? となります。情報格差ですね。
報告者は、ざっくりとした答えをもっています。決められないだけです。だから、許可を求めるようにした報告なら良さそうです。
事実とリスクを伝えれば、素早く相手は指示を出せます。そうすれば、報告ありがとう。修理頼むぞ!となるのです。

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